IRC

Despesas de alimentação, viagens, alojamento vs. despesas de representação

Temos conhecimento que a AT, em sede de inspeção, tem vindo a desconsiderar fiscalmente uma serie de despesas apresentadas pelas empresas com a justificação de não estar expresso nas respetivas faturas o motivo para o gasto ocorrido e, por isso, não concluírem se o gasto é uma despesa efetiva da empresa ou uma despesa pessoal de quem a realizou.

É certo, por previsão legal deste a instituição do CIRC, que só devem ser consideradas despesas elegíveis fiscalmente quando das mesmas venha a resultar uma produção de rendimentos para a empresa (faturação ou tentativa da mesma). O que a AT vem agora exigindo é que em cada fatura de despesas, naquelas em que não resulte claro que pertençam à empresa no âmbito da sua normal atividade, se expresse o motivo que conduza à formação dos seus rendimentos. 

Estão em causa maioritariamente (por conhecimento onde a AT tem incidindo a sua atuação) as despesas de alimentação, viagens, alojamento e despesas de representação, entre outras que de alguma forma sejam suscetíveis de dúvida entre tratar-se de uma despesa da empresa ou uma despesa pessoal, tais como, presentes (denominados ofertas a clientes), artigos vários que possam aparentar ter uma índole de uso mais pessoal.

De uma forma geral, de todas as despesas/faturas que não resulte uma interpretação inequívoca de que são relacionadas com a atividade da empresa, logo há que inscrever identificando o necessário para o efeito, por ex. nas faturas relativas a “ofertas a clientes” bastará identificar a empresa cliente e a pessoa beneficiária. Outro exemplo são todos os “gastos com viaturas”, em que se deve sempre inscrever a matrícula da viatura em questão.

Um caso em concreto, um gerente apresenta na empresa todos os seus almoços ocorridos em dias úteis de um mês. Considera a AT despesas pessoais, não as considerando fiscalmente na empresa, por não estar expresso nas mesmas o motivo que liga esse almoço à produção de rendimentos na empresa. De facto, uma coisa é o almoço de uma pessoa porque as pessoas precisam de se alimentar, outra coisa é uma deslocação em trabalho que provoca que a pessoa deslocada almoce nessa sequência.

Assim sendo, a fim de garantir a aceitabilidade fiscal desse gasto, é necessário expressar na fatura:

• O tipo: ex. “Em trabalho” ou “Em representação”

• O motivo: ex. “identificação do trabalho/projeto; ou do cliente; ou pessoa em causa”

Daqui resulta outra questão, não menos importante, que é a qualificação de uma determinada despesa, conforme acima referida em “o tipo” porque pode a mesma despesa/fatura assumir um de dois fins distintos no âmbito da atividade da empresa e, daqui, consequências fiscais distintas. Por ex., as despesas associadas à alimentação, viagens, e alojamento, de gerentes e colaboradores, dependendo do motivo, poderá, por si só, levar a pagar um imposto ao Estado. Imposto denominado Tributações Autónomas, ou seja, um imposto que incide sobre uma despesa realizada, que é o caso, entre outros, das despesas de representação.

São consideradas como despesas de representação, os encargos suportados, no território nacional ou internacional, com receções, refeições, viagens, passeios ou espetáculos oferecidos a clientes, fornecedores, ou quaisquer outras pessoas ou entidades, em que o objetivo seja a promoção da empresa junto de terceiros, ou seja, na sua componente comercial de promoção. Daqui se retira, que as deslocações em trabalho, não comerciais/promocionais, a realizar ou em realização não sofrem uma Tributação Autónoma.

A taxa de tributação Autónoma é de 10% caso a empresa venha a obter lucro nesse ano fiscal, e de 20% caso venha a obter prejuízo fiscal (este agravamento em face da pandemia foi excluído para os anos fiscais de 2020 e 2021). O valor apurado entregar-se-á à AT, no âmbito do encerramento de contas com a entrega da declaração anual de rendimentos da empresa, normalmente até 31 de Maio do ano seguinte.

São consideradas como deslocações em trabalho aquelas que decorram no âmbito do exercício da atividade normal da empresa, quer haja ou não cliente definido, com vista à prossecução dos objetivos/rendimentos da empresa.

Pelo que, a fim de afastar presunções negativas da AT, se torna imperativo que em todas as faturas de despesas cuja índole, acima referida, possa pôr em causa a sua aceitabilidade fiscal, se deva nessas faturas (na sua frente ou verso) justificar expressando o Tipo e Motivo, conforme exemplo acima referido.

15/01/2022